Z nowoczesnych systemów ERP korzystają nie tylko duże przedsiębiorstwa o międzynarodowym zasięgu, ale również i małe czy średnie firmy, działające często na lokalnych rynkach. To nie przypadek, bowiem inwestycja w tego rodzaju oprogramowanie może całkowicie zrewolucjonizować ich funkcjonowanie, wspierając jednocześnie rozwój i pomagając utrzymać stabilną pozycję. Aby jednak jego wdrożenie przyniosło oczekiwane rezultaty, należy wybrać odpowiedni produkt, dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Jak to zrobić? Podpowiadamy, czym kierować się, wybierając system ERP dla małej lub średniej firmy.
Jak działa system ERP w małych i średnich firmach?
System ERP w małych i średnich firmach to oprogramowanie, wspierające zarządzanie różnymi zasobami. Mowa tutaj m.in. o finansach, ale także magazynach, sprzedaży czy w końcu zasobach ludzkich. Jeśli chcesz dowiedzieć się znacznie więcej na temat tego, czym jest, jak działa i ile kosztuje to nowoczesne rozwiązanie, koniecznie przeczytaj kompleksowy przewodnik po Systemach ERP, który znajdziesz na podanej stronie. Stąd dowiesz się również, jakie korzyści przyniesie jego wdrożenie. Ich osiągnięcie możliwe jest dzięki centralnej bazie danych, w której gromadzone są wszystkie informacje, co znacznie ułatwia ich przepływ. Co więcej, system ERP pozwala także na automatyzację działań powtarzalnych, zwiększając tym samym efektywność pracy i przekładając się na sukces małych i średnich firm na dynamicznie zmieniającym się rynku.
Od czego rozpocząć wybór systemu ERP?
Aby móc jednak w pełni wykorzystać potencjał, tkwiący w nowoczesnych rozwiązaniach dla biznesu, warto dokonać ich świadomego wyboru. Sprzyja temu ścisłe określenie celu, któremu ma służyć wdrożenie. Ten z kolei może być różny, począwszy od wsparcia działu księgowości, przez skrócenie czasu realizacji zamówień, aż po sprawne zarządzanie łańcuchem dostaw czy procesem produkcji. Sprecyzowanie celu wdrożenia to niezwykle istotny etap, którego nie należy pomijać przy wyborze najlepszego rozwiązania dla małej lub średniej firmy. To właśnie dzięki niemu możliwe stanie się bowiem dostosowanie systemu ERP do realnych potrzeb przedsiębiorstwa, co z kolei pozwoli uniknąć zbędnych kosztów, przynosząc jednocześnie wymierne korzyści biznesowe.
Jak zidentyfikować cele wdrożenia?
W identyfikacji celu wdrożenia pomóc może natomiast analiza problemów, pojawiających się w konkretnych obszarach działalności firmy. I tak:
- magazyn może borykać się z błędnymi stanami i licznymi pomyłkami przy kompletacji zamówień,
- sprzedaż jest często opóźniana przez ręczne wystawianie faktur
- kadry i płace mogą z kolei mieć trudności z terminowym naliczaniem wynagrodzeń.
Dogłębna analiza tego typu problemów to krok w stronę racjonalnego wyboru modułów, oferowanych przez system ERP. To ważna informacja dla małych i średnich firm, które nie muszą inwestować w kompleksowe wsparcie, by móc korzystać z funkcjonalności oprogramowania.
Jak budżet determinuje wybór systemu ERP?
Wybór systemu ERP bardzo często podyktowany jest budżetem, którym dysponuje mała lub średnia firma. Jego ustalenie to kolejny krok na drodze do właściwego wyboru oprogramowania. Aby to zrobić, należy przede wszystkim:
- zidentyfikować zakres wdrożenia, który – jak już zostało wspomniane – może obejmować tylko najbardziej pożądane moduły,
- przeanalizować nie tylko koszty wdrożenia i konfiguracji, ale również te, związane z zakupem licencji, szkoleniem pracowników, aktualizacjami i wsparciem powdrożeniowym,
- uwzględnić nieprzewidziane wydatki, na które warto również zaplanować miejsce w budżecie.
To właśnie dlatego tak ważne jest porównanie ofert rynkowych i wybór tej, która będzie jak najlepiej wpisywała się w potrzeby firmy, ale również w jej możliwości finansowe.
Czym kierować się przy wyborze dostawcy oprogramowania?
Na koniec skupmy się na chwilę na wyborze dostawcy, bo to właśnie ta kwestia powinna zostać poddana szczegółowej analizie w trakcie poszukiwania najlepszego systemu ERP dla malej lub średniej firmy. Na tym etapie należy wziąć pod uwagę:
- szacowany czas wdrożenia,
- zakres oferowanego wsparcia zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu całego procesu,
- możliwość dostosowania modułów do potrzeb firmy,
- plan dalszej współpracy.
Podejmując ostateczną decyzję o wyborze partnera wdrożeniowego warto posiłkować się referencjami od innych klientów, które są niezwykle cennym źródłem informacji dla potencjalnych użytkowników. Należy bowiem zdawać sobie sprawę z faktu, że doświadczenie i kompetencje dostawcy mają niemalże takie samo znaczenie, jak samo oprogramowanie.