Zarządzenie własną działalnością to nieustanna praca nad optymalizacją kosztów, zwiększeniem zysków, czy też wzrostem wydajności. Na pierwszy rzut oka, może wydawać się to skomplikowane, jednak ogromnym wsparciem przy prowadzeniu firmy mogą okazać się nowoczesne narzędzia IT. Systemy te nie tylko automatyzują pracę, ale i pozwalają zebrać w jednym miejscu wszystkie najważniejsze dla przedsiębiorstwa dane. Jednak decydując się na tego typu program, warto przyjrzeć się dokładnie wszystkim funkcjom, jakie oferuje. Co warto wiedzieć przed wdrożeniem systemu? Czym kierować się przy wyborze najlepszego wariantu?
Czym jest system ERP?
ERP to skrót od angielskiej nazwy Enterprise Resource Planning, co oznacza „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”. Systemy ERP są więc rozbudowanymi programami, które pozwalają w pełni odkryć i wykorzystać potencjał przedsiębiorstwa, tym samym podnosząc wydajność pracy oraz jakość oferowanych usług. W związku z tym, taki system powinien obejmować jak najwięcej kwestii, związanych zarówno z budżetem, kadrami, magazynem, jak i logistyką. Obecnie nowoczesne narzędzia są w stanie wyręczyć pracowników w wielu czasochłonnych zadaniach.
Czym kierować się przy wyborze systemu ERP?
Jeżeli wcześniej praca naszego przedsiębiorstwa opierała się na korzystaniu z wielu różnych narzędzi, warto zwrócić uwagę, aby oprogramowanie umożliwiało ich połączenie. Przy wdrażaniu systemu zostanie stworzona jedna baza z zebranych danych, do której będzie miała dostęp każda upoważniona osoba. Dodatkowo warto mieć na uwadze to, że system ERP ma nam ułatwić pracę, a nie ją utrudnić. Dlatego powinien być jak najbardziej intuicyjny w obsłudze tak, aby zminimalizować okres wdrożenia. Głównym atutem będzie przejrzysty interfejs, który pozwoli na szybsze opanowanie przez pracowników wszystkich jego funkcji. Kolejną zaletą będzie w pełni funkcjonalna aplikacja mobilna, która świetnie sprawdzi się, podczas pracy zdalnej oraz pozwoli mieć zawsze pod ręką najważniejsze informacje. Taka aplikacja ERP umożliwia m.in. szybką i terminową realizację zamówień, posiada wbudowany skaner kodów kreskowych oraz zapewnia dostęp do wszelkich dokumentów sprzedażowych, ułatwiających obsługę każdego zamówienia.
Na co należy zwrócić uwagę, decydując się na system ERP?
Decydując się na system ERP, należy zwrócić uwagę na sposób rozliczeń. Powinien być on dla naszej firmy najkorzystniejszy. Wiele systemów posiada bardzo rozbudowaną ofertę i prawdopodobnie z wielu funkcji nie skorzystamy. Dlatego może się okazać, że nie ma konieczności inwestowania w bardzo kosztowne oprogramowanie. W poszukiwaniu idealnego oprogramowania dla firmy warto odwiedzić ranking programów ERP, który umożliwi znalezienie odpowiedniego programu dopasowanego do naszych potrzeb oraz do wielkości naszego przedsiębiorstwa.
Kolejną ważną kwestią, jest dostęp do platformy umożliwiającej składanie zgłoszeń w razie problemów z systemem ERP. Takie zgłoszenia w dalszej kolejności są przekazywane konsultantom tematycznym, którzy będą w stanie rozwiązać ewentualne problemy. Helpdesk powinien oferować wsparcie zarówno w kwestiach rozwiązanych automatycznie, jak i tych wymagających bezpośrednich wizyt konsultantów. Dodatkowo należy pamiętać o tym, że taki system powinien być wdrożony przez specjalistów, którzy przeprowadzą ten proces sprawnie i bez możliwości utraty żadnych danych.